UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS
MODULO 7: ADMINISTRACION DE PROYECTOS PARA LA SEGURIDAD ALIMENTARIA
SUBCOMPETENCIA 4.
SEMESTRE: 4
GRUPO: U
PRESENTA: MARIA MAGDALENA CANO GARCIA.
ASESOR: TI SILVIA RIVERA MEJIA
TI FRANCISCO GERARDO GUTIERREZ GARCIA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CONTROL
¿Cómo puede observarse el desempeño, recomendar
acciones correctivas y realizar ajustes para el logro de los objetivos del
proyecto?
Este proceso de
seguimiento y control del trabajo del proyecto es extremadamente importante, ya
que podría suceder que se pueda completar el proyecto a tiempo, sin embargo,
sin alcanzar los niveles de calidad deseados. Del mismo modo, que proyecto
aumentase el alcance, pero excediendo los límites de tiempo y coste.
Monitorizar y controlar el trabajo del
proyecto implica comparar con el plan de gestión del proyecto y, en algunos
casos, también requiere de:
- Solicitudes
de cambio. Los cambios son
inevitables. A pesar de planificar el proyecto hasta el más mínimo
detalle, un director de proyecto encontrará cambios durante el transcurso
de la iniciativa. También pueden ser cambios en las políticas y
procedimientos existentes utilizados en el proyecto.
- Acción
preventiva. Tomar acciones correctivas
es un enfoque reactivo, mientras que tomar acciones preventivas es un
enfoque proactivo. Significa lidiar con desviaciones anticipadas o
posibles de la línea de base de medición del desempeño. Saber cuándo tomar
acciones preventivas requiere más experiencia que una mera comprensión del
marco de gestión de proyectos, por lo tanto, el proceso de tomar acciones
preventivas no es tan claro como las acciones correctivas. Algunos de los
ejemplos de acciones preventivas son cambiar un proveedor porque sus
productos casi no cumplen con los criterios de aceptación, capacitar a los
miembros del equipo en determinadas tareas especializadas o realizar un
control integrado de cambios, aplicable a cualquier acción preventiva. Las
acciones preventivas podrían cambiar el plan de gestión del proyecto, las
líneas de base, las políticas o los procedimientos, el estatuto, el contrato
o la declaración de trabajo.
- Reparación
de defectos. Otra palabra para
reparación de defectos es "retrabajo". Cuando un componente del
proyecto no produce el resultado requerido o no cumple con las
especificaciones requeridas, se puede solicitar una reparación por
defecto. La reparación de un defecto puede cambiar el plan de gestión del
proyecto, las líneas de base, las políticas o los procedimientos, el
estatuto, el contrato o la declaración de trabajo, por lo que tiene que
pasar por un proceso de control de cambios integrado.
¿Cómo asegurar que las tareas sean ejecutadas en
tiempo y los recursos financieros aplicados adecuadamente?
Algunas características fundamentales de esta fase
de control son:
- Visión
global: el control ha de abarcar todos los aspectos, fases e
implicados del proyecto.
- Periodización
del control: es necesario realizar este seguimiento de forma
periódica para establecer una evolución y extraer conclusiones de avance.
- Control
creativo y eficaz: se trata de buscar las claves, los indicadores que
permitan dirigir el proyecto hacia sus objetivos.
- Control
motivador: el seguimiento de un proyecto nunca debe ser represivo,
hay que ejercer un liderazgo transformador y creativo con los
colaboradores para obtener lo mejor de cada uno y solucionar los problemas
de forma conjunta entre todos los miembros del equipo.
- Control
flexible: para adaptarse a las circunstancias y hacer posible la
consecución de los objetivos.
¿Cómo detectar a tiempo desviaciones operativas,
administrativas y financieras para concluir con éxito el proyecto de seguridad
alimentaria y nutricional?
Para llevar a cabo
el control será muy útil que implementes técnicas de seguimiento como
reuniones, revisiones de los avances reales, informes que realiza tu equipo de
trabajo con una frecuencia especificada o software informático para la
administración de proyectos. Además, el gestor de proyectos ha de ser ágil a la
hora tanto de manejar como de comunicar a los implicados el seguimiento y
control. Se trata de encontrar la manera de revisar ágilmente la información valiosa, no de convertir el seguimiento en
una tarea tediosa que retarde cualquier toma de decisiones. Lógicamente, el
control financiero es una parte fundamental que el gestor necesita tener muy en
cuenta.
El equilibrio entre el tiempo, el objetivo conseguido y el coste
implicado para lograrlo son algunos de los aspectos a tener en cuenta para la
toma de decisiones. También, y, no menos importante, es cuánto se ha progresado, cuánto ha cambiado el proyecto desde su
planteamiento, qué rentabilidad se está obteniendo, a qué problemas y riesgos
hay que hacer frente, qué calidad global se consigue y si se cuenta con los recursos
materiales y el capital humano necesario. Parte del éxito del gestor de
proyectos en este momento del proyecto está en asumir responsabilidades y ser
inteligente en la toma de decisiones para conseguir los objetivos.
Las fases de implementación y seguimiento y control de proyectos están íntimamente relacionados, pues mediante ellas se ordenan los entregables en función de los objetivos del proyecto.
El procedimiento de Seguimiento
y Control del Proyecto establece el conjunto de acciones que se
llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las
actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su
propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma
que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del
proyecto se desvíe significativamente de su planificación.
Elabora una propuesta de formato de reporte de monitoreo que contenga todos los elementos que han de considerarse en el reporte de avance.
https://drive.google.com/file/d/1_KMR76pk0S1qnuVVE4K8V59KeDQk0UMC/view?usp=drivesdk
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